Actuar ante la Administración en nombre de otra persona
Comprueba cómo acreditar una representación y qué puede hacer realmente la persona autorizada
Una persona puede actuar ante la Administración mediante representante, pero no todas las actuaciones requieren la misma acreditación ni cualquier poder sirve necesariamente para cualquier trámite. El alcance, la Administración competente y el procedimiento concreto deben comprobarse antes de utilizar la representación.
Actuar mediante representante no significa simplemente dejar que otra persona haga el trámite
La Ley 39/2015 permite que las personas interesadas actúen mediante representante ante las Administraciones Públicas.
Sin embargo, la representación debe quedar acreditada cuando se realizan determinadas actuaciones relevantes, como formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos.
Para actos y gestiones de mero trámite, la normativa establece una regla distinta y presume la representación.
La necesidad de acreditar la representación depende de la actuación.
No debes asumir que tener acceso a los datos de otra persona, disponer de sus documentos o ayudarla materialmente con un formulario equivale a estar legitimado para actuar formalmente en su nombre.
Representante, apoderado y autorizado no siempre describen la misma situación
Representante
Es quien actúa ante la Administración en nombre de otra persona cuando existe una representación válida para la actuación correspondiente.
Apoderado
Es la persona a la que se ha otorgado un poder para actuar dentro del alcance establecido en ese apoderamiento.
Autorizado
Es una denominación que puede aparecer en determinados procedimientos o servicios, pero no debe utilizarse automáticamente como equivalente a un apoderamiento administrativo general.
La denominación utilizada por una sede o formulario debe interpretarse dentro de las reglas de ese procedimiento concreto.
La representación puede acreditarse por diferentes medios
La Ley 39/2015 admite cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de la existencia de la representación.
Entre las vías expresamente previstas se encuentra el apoderamiento apud acta, que puede realizarse mediante comparecencia personal o electrónica, y la acreditación mediante la inscripción del poder en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración competente.
Apoderamiento apud acta
Permite otorgar representación mediante una comparecencia realizada ante la propia Administración, presencialmente o por medios electrónicos cuando corresponda.
Poder inscrito
La inscripción en un registro electrónico de apoderamientos permite acreditar la representación dentro del alcance y vigencia que consten registrados.
Otros medios válidos
La representación también puede acreditarse mediante otros instrumentos jurídicamente válidos cuando dejen constancia suficiente y sean admitidos para la actuación concreta.
El Registro Electrónico de Apoderamientos de la AGE concentra buena parte de estas gestiones
El Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, conocido como REA-AGE, permite inscribir y gestionar determinados poderes para actuar ante la Administración.
Su ámbito comprende la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades vinculadas o dependientes que no dispongan de un registro electrónico de apoderamientos particular.
Desde el REA-AGE pueden realizarse actuaciones como otorgar, consultar, aceptar, revocar, renunciar o prorrogar determinados apoderamientos.
Consultar las guías del Registro Electrónico de Apoderamientos →
Poderdante y apoderado tienen funciones diferentes
Persona poderdante
Es quien concede a otra persona facultades para actuar en su nombre dentro de los límites definidos en el apoderamiento.
Persona apoderada
Es quien recibe esas facultades y puede utilizarlas mientras el poder sea válido, esté vigente y resulte suficiente para la actuación concreta.
La persona poderdante conserva la posibilidad de revocar un poder vigente. La persona apoderada puede renunciar a la representación.
Antes de otorgar un poder debes decidir hasta dónde quieres que llegue
El REA-AGE contempla diferentes tipos de apoderamiento según su alcance.
Poder general
Puede permitir actuar en nombre de la persona poderdante en actuaciones administrativas ante las Administraciones Públicas dentro del alcance previsto legalmente.
Poder para una Administración u organismo
Limita la representación a actuaciones realizadas ante la Administración General del Estado o ante determinados organismos o entidades incluidos en el poder.
Poder para determinados trámites
Limita las facultades a procedimientos concretos que hayan sido habilitados para actuación mediante apoderado.
Más amplio no significa necesariamente más adecuado.
Conviene elegir el alcance que corresponda a la necesidad real y comprobar qué poder admite el procedimiento que quieres realizar.
No todos los trámites pueden iniciarse mediante cualquier apoderamiento
Cuando el poder se concede para actuaciones concretas, el trámite debe estar habilitado para admitir representación en los sistemas administrativos correspondientes.
El REA-AGE utiliza información del Sistema de Información Administrativa para determinar los procedimientos que pueden ser objeto de determinados apoderamientos.
Por eso, tener un poder inscrito no basta por sí solo para concluir que cualquier trámite aparecerá disponible para la persona apoderada.
-
Localiza el procedimiento.
Identifica el trámite exacto que la persona apoderada pretende realizar. -
Comprueba si admite representación.
Revisa la ficha oficial y las opciones disponibles en la sede competente. -
Comprueba el alcance del poder.
Verifica si cubre esa Administración, organismo y actuación. -
Comprueba su estado y vigencia.
El poder debe seguir siendo utilizable en el momento de realizar el trámite. -
Accede mediante la opción de representación.
Utiliza el mecanismo previsto por la sede para actuar en nombre de otra persona.
El apoderamiento apud acta puede realizarse presencialmente o electrónicamente cuando proceda
Una persona física no obligada a relacionarse electrónicamente puede otorgar determinados apoderamientos apud acta mediante comparecencia personal en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros de la AGE.
También puede realizar la actuación electrónicamente en el REA-AGE mediante los sistemas de identificación y firma admitidos.
Cuando la persona poderdante está obligada a relacionarse electrónicamente con las Administraciones o utiliza voluntariamente esa vía en los términos aplicables, la inscripción debe tramitarse electrónicamente conforme a las reglas del REA-AGE.
Inscribir el poder y conseguir que produzca efectos pueden ser fases diferentes
Cuando la solicitud de inscripción parte de la persona poderdante, la normativa del REA-AGE contempla la aceptación por parte de la persona apoderada.
El poder no produce efectos en el registro hasta que quede incorporada esa aceptación y, cuando sea jurídicamente necesario, se haya completado también el bastanteo correspondiente.
Un poder solicitado no debe confundirse automáticamente con un poder operativo.
Consulta su estado antes de intentar utilizarlo en un procedimiento.
La aceptación de un apoderamiento puede ser necesaria
La persona apoderada dispone de mecanismos presenciales y electrónicos para aceptar un poder cuando corresponda.
La regulación del REA-AGE establece un plazo máximo de veinte días hábiles desde el alta de la solicitud para que se produzca la aceptación cuando resulte necesaria. Si transcurre ese periodo sin aceptación, el apoderamiento no queda aceptado.
Cuando la propia persona apoderada solicita la inscripción aportando el poder correspondiente, la normativa contempla la aceptación tácita, sin perjuicio de las demás comprobaciones que puedan resultar necesarias.
El bastanteo aparece en determinados apoderamientos y no debe confundirse con la simple inscripción
Cuando la persona apoderada solicita la inscripción aportando determinados documentos de poder, puede ser necesario comprobar jurídicamente que las facultades acreditadas son suficientes para producir los efectos pretendidos.
Esta comprobación es el bastanteo.
Existencia del documento
Acredita que existe un instrumento mediante el que se han conferido determinadas facultades.
Bastanteo
Comprueba jurídicamente la suficiencia del poder aportado dentro del ámbito para el que pretende utilizarse.
Uso en el procedimiento
El órgano que tramita la actuación debe poder verificar además que la representación resulta válida y suficiente para ese caso concreto.
Si el poder no aparece en una sede, primero comprueba su alcance
Un apoderamiento puede constar en el REA-AGE y, aun así, no resultar utilizable de la forma esperada en un procedimiento determinado.
Comprueba el estado
- Que esté correctamente inscrito.
- Que haya sido aceptado cuando corresponda.
- Que no haya sido revocado o renunciado.
Comprueba la vigencia
- Revisa las fechas del poder.
- Comprueba si continúa vigente.
- Verifica si se ha inscrito alguna prórroga.
Comprueba el trámite
- Que admita actuación mediante representante.
- Que el poder cubra ese procedimiento.
- Que estés utilizando la sede y opción correctas.
La vigencia de los poderes inscritos en el REA-AGE tiene un límite
Los apoderamientos inscritos en el REA-AGE pueden establecer un periodo de vigencia, pero la regulación fija un máximo de cinco años desde la fecha de inscripción.
Antes de que finalice su vigencia, la persona poderdante puede solicitar una prórroga. Esa prórroga también tiene un máximo de cinco años desde su inscripción.
Vigencia y alcance son controles distintos.
Un poder puede estar vigente y, sin embargo, no cubrir el procedimiento que quieres realizar.
Revocar un poder y renunciar a él son actuaciones diferentes
Revocación
La realiza la persona poderdante para dejar sin efecto el apoderamiento que había concedido.
Renuncia
La realiza la persona apoderada cuando decide dejar de ejercer la representación recibida.
Prórroga
La solicita la persona poderdante antes de que finalice la vigencia para ampliar temporalmente el poder.
En el REA-AGE, la revocación y la renuncia producen efectos desde su inscripción.
Puedes consultar los poderes que has otorgado o recibido
El REA-AGE no es un registro público abierto a cualquier persona.
Una vez identificada, la persona interesada puede consultar la información correspondiente a los apoderamientos en los que figura como poderdante o apoderada.
- Comprueba quién figura como poderdante.
- Identifica quién aparece como persona apoderada.
- Revisa el tipo y alcance del poder.
- Comprueba su periodo de vigencia.
- Verifica su estado antes de utilizarlo.
- Revisa si existe alguna revocación, renuncia o prórroga.
Si un trámite no aparece en el REA-AGE, la representación puede acreditarse por otra vía
El REA-AGE facilita la acreditación de representación, pero no constituye la única forma reconocida por la Ley 39/2015.
Cuando un trámite concreto no aparece como susceptible de actuación mediante un poder inscrito, debes comprobar qué mecanismo de representación admite el organismo competente.
Puede existir una vía específica de representación, un registro propio o la posibilidad de aportar documentación acreditativa dentro del procedimiento.
No intentes sustituir una vía específica con un registro genérico.
La forma de acreditar la representación debe ser compatible con el procedimiento concreto y con la Administración ante la que se actúa.
Qué documentación puede ser necesaria para acreditar una representación
La documentación depende del origen del poder, de quién solicita su inscripción, de si intervienen personas físicas o jurídicas y de la actuación que se pretende realizar.
En determinadas inscripciones solicitadas por la persona apoderada puede ser necesario aportar copia o certificación de un poder otorgado mediante documento público o documento privado con firma electrónica o firma notarialmente legitimada.
Cuando interviene un poder notarial, la regulación del REA-AGE contempla además la utilización del Código Seguro de Verificación cuando esté disponible para comprobar el documento.
No prepares documentación por analogía con otro poder.
Comprueba qué exige exactamente el alta, la Administración y el procedimiento en el que se pretende utilizar la representación.
Compartir el certificado o las credenciales de otra persona no es una forma correcta de representación
La representación administrativa permite actuar en nombre de otra persona mediante mecanismos destinados precisamente a identificar quién actúa y en calidad de qué lo hace.
Utilizar las credenciales personales, certificado electrónico o sistema Cl@ve de otra persona desdibuja esa identificación y no sustituye la acreditación formal de la representación.
La persona interesada
Mantiene sus propios sistemas de identificación y decide qué facultades concede.
La persona representante
Se identifica con sus propias credenciales y actúa mediante la representación acreditada.
La Administración
Puede comprobar la identidad del representante, la existencia del poder, su vigencia y su alcance.
Antes de actuar en nombre de otra persona comprueba estas cinco cosas
- Qué trámite concreto vas a realizar.
- Si ese trámite admite representación.
- Cómo debe acreditarse la representación.
- Si el poder existente cubre esa actuación.
- Si sigue vigente y operativo en el momento de utilizarlo.
Guías prácticas
Guías sobre representación y apoderamientos
Aquí puedes consultar contenidos sobre cómo autorizar a otra persona para hacer trámites, inscribir poderes en el REA-AGE, otorgar apoderamientos apud acta y elegir el alcance adecuado de la representación.
También encontrarás guías sobre aceptación, consulta, revocación, renuncia y prórroga de poderes, documentación acreditativa, problemas cuando una sede no reconoce el apoderamiento y alternativas cuando un trámite no está disponible en el REA-AGE.
Fuentes oficiales sobre representación y apoderamientos
- Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común — BOE
- Orden PCM/1384/2021, regulación del REA-AGE — BOE
- Registro Electrónico de Apoderamientos — Sede del Punto de Acceso General
- Información sobre registros electrónicos y apoderamientos — Punto de Acceso General
Antes de utilizar un poder, comprueba siempre su vigencia, alcance y compatibilidad con el procedimiento concreto y con la Administración competente.
Empieza por identificar qué actuación realizará la otra persona en tu nombre
Después comprueba si esa actuación requiere acreditar representación, qué mecanismo admite el organismo y qué alcance necesita el poder. Si ya existe un apoderamiento, revisa su estado y vigencia antes de iniciar el trámite.