Documentación administrativa
Como regla general, la Administración no puede exigir que presentes el documento original
Solo puede pedirlo de forma excepcional si la norma del procedimiento lo prevé. También puede solicitar motivadamente que exhibas el original para cotejar una copia cuando el documento sea relevante o existan dudas sobre la calidad de esa copia.
No se exigen originales
Pueden pedir exhibir el original para cotejo
Puede requerirse una copia auténtica
Cuándo puede la Administración pedir el original
La Ley 39/2015 establece que las Administraciones Públicas no exigirán documentos originales a las personas interesadas, salvo que la normativa reguladora del procedimiento concreto lo establezca excepcionalmente.
Además, el órgano puede pedir de forma motivada el cotejo de una copia aportada. Esto puede ocurrir si el documento es relevante para el expediente o si hay dudas sobre la calidad de la copia. Para ese cotejo puede requerir la exhibición del documento o de la información original.
Presentar el original
Solo procede excepcionalmente cuando la normativa del trámite lo exige. Hay que comprobar la ficha, convocatoria o norma que regula ese procedimiento.
Exhibirlo para cotejo
Sirve para comprobar una copia aportada. La exhibición para cotejo no equivale, por sí sola, a que la Administración pueda quedarse definitivamente con el original.
Aportar una copia auténtica
Es una copia con la misma validez y eficacia que el original en el ámbito administrativo previsto legalmente. Una fotocopia o un escaneo privado no son, por sí solos, una copia auténtica.
Qué hacer si te piden el documento original
- Revisa el requerimiento, la ficha o la norma del trámite para distinguir si te piden entregar el original, exhibirlo para cotejo o aportar una copia auténtica.
- Comprueba si la exigencia excepcional del original está prevista en la normativa reguladora del procedimiento. No des por válida para otros trámites una exigencia hecha en un expediente distinto.
- Si el requerimiento es para cotejar, lleva o presenta el original conforme a las instrucciones del órgano, sin confundir esa exhibición con una entrega definitiva.
- Si se exige excepcionalmente un original en papel y el trámite debe presentarse electrónicamente, obtén antes una copia auténtica y presenta esa copia por el canal admitido.
- Guarda el requerimiento, el justificante de presentación y, si procede, la acreditación de la copia auténtica o de la digitalización.
Si el trámite es electrónico y el documento original está en papel
Cuando, de forma excepcional, sea necesario presentar un original en papel dentro de una tramitación electrónica, la Ley 39/2015 prevé que se obtenga una copia auténtica antes de su presentación electrónica. La copia electrónica resultante debe indicar expresamente que procede de esa presentación excepcional del original en papel.
Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales y son válidas ante las restantes Administraciones Públicas. En el ámbito estatal, pueden expedirlas, entre otros, el órgano emisor, el órgano que custodia el documento, los órganos con competencia atribuida y las oficinas de asistencia en materia de registros respecto de documentos aportados para incorporarlos a un expediente.
La competencia concreta puede cambiar en una comunidad autónoma o entidad local. Los documentos notariales, registrales y judiciales se rigen por sus normas específicas para la expedición de copias auténticas.
Importante: la copia auténtica se expide a partir de un original o de otra copia auténtica y debe garantizar la identidad del órgano que la realiza y la integridad de su contenido.
Presentación en una oficina de asistencia en materia de registros
Si presentas documentos en papel en una oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlos a un expediente, la Administración debe digitalizarlos conforme a la normativa aplicable. Como regla general, debe devolverte los originales.
La devolución puede no producirse si una norma exige su custodia o si se trata de objetos o soportes que no pueden digitalizarse. Las oficinas existen en los ámbitos estatal, autonómico y local, pero los horarios, la cita previa y la disponibilidad deben comprobarse para la oficina concreta.
Puedes consultar las oficinas disponibles en el buscador oficial de oficinas de asistencia en materia de registros.
Canal de presentación y justificante
Utiliza el canal que admita el procedimiento concreto. Según el caso, la presentación puede realizarse en un registro electrónico, en una oficina de asistencia en materia de registros, en una oficina de Correos o en otros lugares previstos legalmente. Si estás obligado a relacionarte electrónicamente con la Administración, debes respetar esa obligación.
Al presentar el documento o la copia, conserva el recibo acreditativo de la fecha y hora de presentación. El Punto de Acceso General explica los canales de presentación de escritos y el justificante.
Plazos, subsanación y costes
No hay un plazo general único para exhibir un original: debe atenderse al que figure en el requerimiento o en la normativa del trámite.
Si recibes un requerimiento formal de subsanación porque faltan documentos preceptivos, el plazo general es de diez días conforme al artículo 68 de la Ley 39/2015. En procedimientos que no sean selectivos ni de concurrencia competitiva, puede ampliarse hasta cinco días cuando existan dificultades especiales. El plazo concreto debe calcularse según la notificación y las reglas aplicables.
Si no atiendes en plazo un requerimiento válido de subsanación, puede declararse el desistimiento de la solicitud mediante resolución, en los términos previstos por esa ley. Esta consecuencia no se aplica automáticamente a cualquier comunicación informal que pida mostrar un original.
No se ha identificado una tasa estatal general por exhibir un original, aportar una copia auténtica o digitalizar documentos en una oficina de asistencia en materia de registros. Conviene revisar la ficha del procedimiento, porque una norma sectorial o el trámite concreto pueden prever un coste.
Antes de entregar un original: comprueba si el órgano solicita realmente la entrega, solo la exhibición para cotejo o una copia auténtica. La regla y la práctica operativa pueden depender del procedimiento y de la Administración que lo tramite.
Preguntas frecuentes
¿Puede la Administración quedarse con mi documento original?
Cuando se presentan documentos en papel en una oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlos a un expediente, la regla general es su digitalización y devolución. Puede no devolverse el original si una norma exige su custodia o si el objeto o soporte no puede digitalizarse. También debe revisarse la norma específica del procedimiento.
¿Es lo mismo presentar el original que enseñarlo para cotejarlo?
No. El cotejo permite comprobar una copia mediante la exhibición del original cuando la petición esté motivada. Esa exhibición no supone por sí sola que debas entregar definitivamente el documento original.
¿Qué es una copia auténtica?
Es una copia expedida por una Administración Pública a partir de un original o de otra copia auténtica, con garantías sobre la identidad del órgano que la realiza y la integridad del contenido. Tiene la misma validez y eficacia que el original en el ámbito administrativo previsto legalmente.
¿Qué hago si me piden el original para un trámite electrónico?
Si la exigencia del original es excepcional y el documento está en papel, debes obtener una copia auténtica antes de la presentación electrónica. Confirma con la ficha o el requerimiento cuál es el órgano competente y el canal admitido.
¿Qué justificante debo guardar?
Conserva el recibo de presentación con la fecha y hora, el requerimiento recibido y, cuando corresponda, la acreditación de la copia auténtica o de la digitalización. El formato del justificante depende del canal utilizado.
Información comprobada con fuentes oficiales españolas y normativa vigente consultada el 21 de septiembre de 2026.